![正確に、明確に−説得力のあるビジネス・レポートの書き方[2]](../img/img.jpg)
ビジネスマンにとって、几帳面であるということは、何にも代えがたい才能である。入社当時横一線に並んでいた社員たちに、いつの間にか差ができてしまう。この差は几帳面であるかないかの差であると考えてよいだろう。
では、几帳面とは何であろうか。
それは、不明を明らかにし、疑問を先に延ばさない才能のことである。疑問については確認をとり、確実なものについても念のために確認をとり正確を期す。さらにレポート提出の直前まで、確認をとり続けること。つまり几帳面とは確認という作業を当たり前に続けられる才能ということができる。
なお、正確を期したいポイントは、以下に示す。
1．会社や人名は正確か。取引先の窓口になっているのは誰なのか。また、その人物の役職名はどうなっているのか。
2．先月日は正確か。年月日の書き違いは、トラブルのもとになりやすい。トラブルになると、最悪の場合、契約そのものが白紙になり、会社の信用を失うことになる。
3．数字は正確か。桁や単位を間違えていないか。
4．訂正については、正確な裏付けがとれているか。裏付けをとった資料の出所はどこか。資料は信頼が置けるものか。他に裏付けをとる別の方法はなかったか。
5．自己の主張に固執するあまり、判断に狂いは生じていないか。
ビジネスを取り巻く環境は、常に動いている。昨日ならば可能だったことが、今日には不可能になっていることもある。ビジネスレポートは、時間が許す限り、予算が許す限り、確認をとり続けなければならない。ビジネスレポートは、正確かつ明確でなければならない。
レポートを書いている人間の頭の中が混乱しているようでは、読む側も混乱してしまうに違いない。優れた文章にはリズムがある。ビジネスポートも例外ではない。リズムのあるレポートを仕上げるにはどうすればよいのだろうか。
書く側があらかじめ情報を整理し、順序を考えて並べる。並べていくうちに頭の中も整理され、最後に自分なりの結論に達することができる。独りよがりの推測にとらわれていると、情報の選択を誤り、順序立てて考えることができなくなる。まず現実に対して、謙虚になること。それがビジネスレポートの第一歩である。