![目的に応じた書き方−説得力のあるビジネス・レポートの書き方[2]](../img/img.jpg)
文意は様々な方がある。小説、戯曲、詩、俳句、短歌、随筆、論文、評論、解説、記録、問答、決議、報道、紀行文、通信、メモ、レポート、日記、覚書、会社内の文書および資料、広告宣伝、個人の特別の文書など。ビジネスレポートにも様々な型があり、それぞれ独自の目的を持っている。目的に応じて項目立てをし、長短を調整しなければならない。レポートは長すぎてもまずいし、短すぎても困るものである。
各種レポートの目的を以下にまとめる。
1．営業販売レポートの目的
その日、あるいはその日のセールス活動を具体的にまとめる。数字を元にしたセールス活動と反省、今後のとるべき対策をじっくりと考える。
2．議事録の目的
記録を保存し、これを公表・頒布し、「会議公開の原則」を具体化する。つまり、会議の内容を明らかにし、議事内容を社内各地所に徹底させる文書である。
3．稟議書の目的
上司や上級機関に対して、業務上必要と思われる案件の決裁、承認を求める。文書の性格上「伺い書」とか「起案書」と呼ばれることもある。
4．上申書の目的
上司や上級機関に意見や希望を申し立て、判断や指示を求める。文書の性格上「申請書」と呼ばれることもある。
5．提案書の目的
社内における生活を、円滑にするために、社員から広く提案を募集する。
6．企画書の目的
新しい仕事を行うために、その方法や段取りをあらかじめ考える。
7．広告宣伝文の目的
自社の商品を世間に広め、購買意欲をかき立てる。
また、文書の種類によって、文体も違ってくる。営業販売レポートの場合、「だ・である」調で書かれる。稟議書、上申書、提案書、企画書、広告宣伝文などは、「です・ます」調で書かれる。このうち、稟議書は、稟議という性格上「下記の件につきご許可くださるようお願いします」の言葉が入る。また、上申書では「〜なので、下記理由を付して上申いたします」となる。
さらにビジネスレポートは、決められた時間内に書き終えなければならない。会社員の勤務時間は、大抵一日八時間である。仕事は無数にある。それぞれに課せられた仕事をこなさなければならない。電話がかかってくれば、内容次第で外出しなくてはいけない。食事さえも打ち合わせを兼ねることが珍しくない。八時間といってもデスクに向かっている時間は、ごく限られている。ビジネスレポートは、合間をぬって仕上げなければならない。
外勤のセールスマンともなると、昼間会社にいることは、まずないだろう。セールスを終えて、彼らは必ず会社に帰ってくる。その日の成果をレポートにまとめて、ようやく一日の仕事を締めくくることになる。