上司を納得させるには--ビジネス・レポートの書き方

相手を納得させるようなビジネスレポートを書くにはどうすればよいか。それには、まず自分が納得できるレポートを書くことが必要である。上司からレポートを突き返されるということは、報告者自身が問題意識を有していないことが多いのである。

ビジネスレポートのほとんどは、早急に提出することが要求される。こうしたとき、何のためにレポートを提出するのかということを正確に理解していなければならない。そうしないと、見当外れのレポートを提出してしまい、上司に大目玉を食うことになる。叱責程度で事が済めばよいのだが、場合によっては会社に大損失を与える場合もあるので肝に銘じておこう。

あなたのレポートは、タイムカプセルに入れられ5000年後の未来に送られるわけではない。今すぐに必要なものである。そのレポートを上司が検討し、すぐさま営業戦略を変更することもあり得る。古人ならば「朝礼暮改」という言葉を使っていたことが、現代では「朝礼即改」となる。それだけ早めに手を打っていかないと、企業間の競争に対抗できない。

上司を納得させるレポートを書くためには、まずあなた自身が問題意識を持ち、問題解決の方法を自らのレポートに見いだす努力をしなければならない。そのようなとらえ方をしないことには、自分自身何をしているかわからないし、そのような状態で上司や組織を納得させるレポートなど書ける道理がない。

現状を分析し、問題点を提出し、克服の方法について自分の考えを述べる。そこで初めて、上司もレポートの内容を深く検討することができるのである。これを忘れてはならない。
問題点のしぼりかたは、いろいろな視点から出発しなければならない。以下に参考を示す。

1.テーマと会社の関係について考える
テーマと会社とがどのような点でつながってくるのか。利害損失、会社の活動などから見て押さえる。
2.時間を考える
過去からの継続か、現在か、将来か、テーマの関係する時を考える。
3.影響度について考える
テーマのいくつかの点の中で、会社のどの点に影響がどのようにあるか、その深さ、大きさの順を考える。
4.問題解決の順序を考える
レポート一つを書いたとしても、それだけにとどまらない。問題点をさらに掘り下げ、稟議書・上申書・提案書・企画書など、第二、第三のレポートへ連動させていかなければならない。

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